Pekerjaan Lapangan

Proses dan Tujuan Pekerjaan lapangan

Proses Pekerjaan Lapangan

Pekerjaan Lapangan (field work) merupakan proses untuk mendapatkan keyakinan secara sistematis dengan mengumpulkan bahan bukti secara objektif mengenai operasi entitas. Istilah “proses yang sitematis” istilah tersebut juga memiliki makna bahwa auditor internal akan menerapkan persyaratan profesonal dalam melakukan audit. “Persyaratan professional” berarti kebebasan penuh dari segala bias yang akan mempengaruhi pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti. Bebas dari bias dicapai melalui independensi dan
objektivitas. Objektifitas nyata muncul dari perilaku mental yang tidak memihak, dicapai tanpa memedulikan perasaan, prasangka, opini, dan kepentingan, serta tekanan dari pihak-pihak sksternal.

Semua bahan bukti harus dianggap meragukan hingga keraguan tersebut bisa dihilangkan melalui verifikasi yang tidak bias. Jadi, pikiran seperti ini tidak menerima bukti sesuai apa yang kelihatan dipermukaan ; tetapi mencari hal-hal yang ada di balik asersi dan angka-angka guna menemukan kebenaran.

Auditor internal menguji semua sersi dengan ketidakpastian – dengan pikiran tidak begitu saja percaya dan senantiasa mempertanyakan. Untuk memberikan opini professional, auditor internal harus mengumpulkan bahan bukti yang objektif.

Ketidakpastian ini, juga skeptitisme ini adalah penting, tapi harus digunakan secara bijak. Jika auditor terus ragu padahal auditor lain yang wajar dan berhati-hati bisa yakin dengan bahan bukti yang dikumpulkan, maka skeptitisme tidak lagi produktif karena sama sekali tidak mau menerima bukti sehingga bisa menghasilkan hal yang tidak bermanfaat.

Tujuan Pekerjaan Lapangan

Tujuan pekerjaan lapangan adalah untuk membantu pemberian keyakinan dengan melaksanakan prosedur-prosedur audit yang ada di program audit, sehingga tujuan audit yang ingin dicapai. Pekerjaan lapangan meruapakan pengumpulan bahan bukti untuk pengukuran dan evaluasi.

Mereka harus memahami bahwa mereka :

• Tidak dapat memberikan keyakinan dengan mengaudit operasi secara sempit.

• Tidak dapat mengamati sebuah proses dan seenaknya memutuskan apakah proses tersebut baik atau buruk.

• Harus memandang operasi tersebut dalam bentuk unit-unit pengukuran dan standar.

Unit-unit pengukuran diturunkan dari kuantifikasi elemen-elemen terpisah yang diterapkan pada operasi tersebut – jumlah dolar, hari, derajat, orang-orang, dokumen-dokumen, mesin-mesin atau elemen-elemen lainnya yang dapat dikuantifikasikan dari kualitas yang telah ditetapkan untuk mengukur operasi secara objektif.

Pembuatan Strategi untuk Melakukan Pekerjaan Lapangan

Bagian-bagian dari rencana strategis akan mencakup :

1. Kebutuhan pegawai

2. Kebutuhan sumber daya dari laur

3. Pengorganisasian staf audit

4. Wewenang dan tanggung jawab

5. Struktur pekerjaan lapangan

6. Waktu pelaksanaan pekerjaan lapangan

7. Metode pekerjaan lapangan

8. Metode pendokumentasian

9. Penyiapan laporan

10. Rencana kontinjensi

Kebutuhan pegawai. Pnting untuk merencanakan jumlah dan kualifikasi staf yang akan melakukan audit. Hal ini mencakup pengidentifikasian keahlian, pengalaman, dan disiplin ilmu yang dibutuhkan untuk melakukan audit dengan layak.

Kebutuhan sumber daya dari luar. Di dapat dari sumber dari luar perusahaan. Termasuk didalamnya adalah keahlian di bidang produksi, ekonomi, kesehatan, pekerjaan social, psikologi, pendidikan, dan analisis operasi, juga kebutuhan sumber dari luar dan kemitraan.

Pengorganisasian Staf audit. Sebuah rencana organisasi harus diidentifikasi sebagai rencana berbentuk ramping (dengan lapisan supervisi yang terbatas) atau gemuk (banyak lapisan supervisi ) tergantung pada kompleksitas kerja dan rentang kontrol yang dibutuhkan. Rencana tersebut harus mengidentifikasi bagian mana dari organisasi audit yang akan melakukan jenis audit yang berbeda, seperti audit keuangan, efisiensi, efektifitas, keamanan asset dan ketaatan serta rencana struktur audit.

Wewenang dan tanggung jawab. Berkaitan erat dengan again sebelumnya dan mengidentifikasi berbagai aspek tanggung jawab seperti manajemen personalia, fungsi-fungsi teknis, aspek administrasi dan hal-hal yang berhubungan dengan fiscal.

Struktur pekerjaan lapangan. Aktifitas yang berurutan saling berhubungan untuk meyakinkan bahwa terdapat susunan alur kerja. Jadi, staf yang ditugaskan pada aktivitas tertentu tidak harus menunggu auditor lainnya menyelesaikan aktivitasnya. Aktivitas-aktivitas ini diidentifikasi dalam sebuah diagram dengan simbol-simbol yang berhubungan untuk menunjukkan tahapan.

Waktu pelaksanaan pekerjaan lapangan. Proses membuat struktur pekerjaan lapangan munculkan waktu pelaksanaan pekerjaan lapangan. Estimasi waktu harus mencakup kebutuhan waktu untuk aspek administratif seperti pengubung antarkelompok dan dalam kelompok, kebutuhan waktu untuk kepentingan non operasi dan pendokumentasian serta penulisan draf laporan audit berisi hasil-hasil pekerjaan lapangan.

Metode pekerjaan lapangan. Ada enam metode yang biasa digunakan dalam pekerjaan lapangan :

• Observasi

• Konfirmasi

• Verifikasi

• Investigasi

• Analisis

• Evaluasi

Beberapa pekerjaan lapangan mungkin membutuhkan lebih dari satu metode dan perencanaannya harus melibatkan beberapa metode.

Metode pendokumentasian. Meskipun selalu dibutuhkan kecermatan dalam proses pendokumentasian, jika terdapat kemungkinan litigasi atau tindakan hokum, bahan bukti tersebut dalam bentuk yang secara hukum bisa digunakan dan ditangani oleh metode yang dapat diterima secara hukum.

Penyiapan Laporan. Survei pendahuluan sering kali akan mebgidentifikasi hal-hal penting yang akan menjadi arah audit. Survei juga akan memberikan beberapa indikasi mengenai hal-hal yang akan ditemukan. Struktur mikro laporan, atau metode penyajian setiap temuan audit, harus direncanakan. Tidak semua temuan akan menjadi bagian dari teman yang lengkap.

Laporan harus dirancang dengan mempertimbangkan pembaca dan pengguna.

Rencana kontinjei. Rencana harus menyediakan kontinjei. Kontinjei harus diantisipasi dan kerangka harus disiapkan untuk situasi-situasi seperti :

• Kekurangan staf (karena sakit, ditarik dari penugasan, pindah dan lain-lain)

• Tidak ada bahan-bahan yang bisa di audit

• Indikasi bahwa kondisi proyek tidak material

• Indikasi mendadak tentang adanya kecurangan atau kejahatan

• Halangan yang material dari klien (kurang berminat, menolak kerja sama, menahan bahan bukti)

• Kerusakan computer atau masalah perangkat lunak

• Campur tangan manajemen puncak (dalam hal lingkup audit, akses ke materi atau ke karyawan atau metode audit)

• Penarikan sumber daya audit

• Kemajuan pekerjaan yang mungkin akan melebihi anggaran

Tim Anggaran dengan Pengarahan Mandiri

Terdapat resolusi mengenai tujuan-tujuan dasara organisasi, independensi, pekerjaan audit yang tidak bagus dan pengambilan keputusan yang tidak memadai.

Kenaikan gaji untuk jenjang karir audit yang normal tidak berlaku disini. Kenaikan gaji hanya diberikan untuk kinerja audit khusus yang dilakukan seperti fungsi audit biasa berupa pembuatan program, pelaporan, penjadwalan jenis pemeriksaan audit, dan kepemimpinan.

Beberapa masalah yang dihadapi sehubungan dengan adanya inovasi ini adalah

• Kurangnya umpan balik positif dari manajer

• Kurangnya umpan balik korektif dari manajer

• Sulit mencapai konsensus/resolusi konflik

• Tidak ada titik focus pertanggungjawaban

• Adanya kesulitan dalam kebijakan perekrutan, pemberhentian, dan promosi

• Keengganan mencari pedoman

• Definisi kewenangan yang tidak jelas

• Tidak ada penghubung eksternal yang resmi

• Tidak ada jalur yang jelas untuk kebutuhan pelatihan

• Tidak ada jenjang karir yang jelas

• Tidak ada system jaminan mutu yang jelas.

Karena lebih besarnya produktivitas dan efektivitas yang dimiliki tim maka tim audit seperti ini dianggap sebagai operasional baru yang potensial.

Audit Berhenti-Kemudian-Lanjut

Teknik “audit berhenti-kemudian-lanjut” membantu menghilangkan audit dengan pengembalian yang rendah yang melewati proses penyaringan awal. Konsep dasar di balik pendekatan berhenti-kemudian-lanjut adalah untuk memberdayakan auditor lapangan untuk menghentikan audit selama survei pendahuluan, atau pada waktu-waktu lainnya, jika tidak ada indikasi adanya risiko-risiko yang sustansial atau tidak ada temuan-temuan penyimpangan potensial.

Hasil penerapan audit berhenti-kemudian-lanjut adalah peningkatan efisiensi audit dan bisa melakukan 13 atau 14 audit setiap tahun dan bukan 10 seperti yang direncanakan semula.

• Memaksa tujuan ativitas audit untuk memuaskan sumber dayanya pada hal-hal berisiko tinggi dan aktivitas-aktivitas dari perusahaan

• Memungkinakan fleksibilitas auditor untuk berhenti-kemudian-lanjut, guna mengurangi atau meningkatkan lingkup audit, dan memotivasi auditor untuk focus pada aktivitas-aktivitas perusahaan

• Meningkatkan jumlah audit di atas cakupan audit minimum, karena auditor melakukan lebih banyak audit dengan jangka waktu yang lebih pendek setiap tahun.

Control Self-assessment

Control self-assessment merupakan inovasi yang relatif baru yang sedang diterapkan oleh banyak organisasi berukuran besar untuk mendukung, dalam beberapa kasus untuk menggantikan proses audit internal mereka.

Audit internal telah lama mengenal konsep audit partisipatif (participative auditing) sebuah proses yang menerapkan berbagai tingkat kemitraan dengan auditor dank lien. Audit tersebut diterapkan untuk mendapatkan informasi yang terbukti sulit untuk dikumpulkan oleh staf audit tradisional.

Control self-assessment memperbaiki kekurangan ini dengan menggunakan staf untuk mengevaluasi aspek-aspek kontrol internal ini berdasarkan apa yang mereka lihat, alami, dan praktikkan.

Metode yang digunakan adalah mengembangkan semacam pertemuan yang dilakukan staf audit, tetapi terdiri dari karyawan klien yang akan mengevaluasi dan mengukur aspek-aspek “lunak” dari kontrol internal. Mereka juga berusaha mengidentifikasi penyebab masalah dan aktivitas perbaikan yang mungkin. Selama pertemuan tersebut terdapat diskusi tentang tujuan utama yang diberikan unit usaha klien dan tentang tujuan pendukung. Perbedaan yang ada menjadi peluang perbaikan.

Peserta dijamin kerahasiaannya dengan penggunaan papan ketik yang mengirimkan opini dan tanggapan tanpa identitas. Tahap pelaporan ini sering kali dilakukan menggunakan grafik-grafik yang berhubungan dengan tujuan utama dan tujuan dasar.

Bagian-bagian Pekerjaan Lapangan

Tujuan-tujuan Audit

Tujuan operasi adalah hasil-hasil yang ingin dicapai manajer operasi, misalnya :

• Mendapatkan barang yang tepat di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dengan harga yang tepat

• Hanya menerima produk-produk dari pemasok yang memenuhi spesifikasi dan tercakup dalam jumlah yang dipesan

• Memroses klaim asuransi dengan segera, benar, dan sesuai kebijakan.

Prosedur-prosedur operasi dirancang untuk melihat apakah tujuan-tujuan operasi akan tercapai. Misalnya :

• Adanya spesifikasi barang yang jelas dan eksplisit

• Penggunaan metode statistik yang sesuai dalam menentukan jumlah yang diterima

• Operasi inspeksi teknis

Tujuan audit dicapai dengan menerapkan prosedur-prosedur audit untuk menentukan apakah prosedur-prosedur operasi berfungsi sebagaimana mestinya dan mencapai tujuan-tujuan operasi. Tujuan operasi ditetapkan oleh manajemen. Tujuan-tujuan audit ditetapkan oleh auditor.

Prosedur-prosedur audir adalah sarana-sarana yang digunakan auditor untuk memenuhi tujuan-tujuan auditnya. Masalah-masalah yang ada dalam daftar hanyalah ilustrasi : tidak dibuat daftar yang benar-benar lengkap.